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河北工程大学各类经费财务报销注意事项
2018-06-11 09:30  

河北工程大学各类经费财务报销注意事项

报销事项

类别

说明

公务接待费

定义

单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。国内公务是指出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、洽谈对接、检查指导、请示汇报等公务活动。核算举例:列支各类公务接待费用,包括用于接待的餐费、酒、茶、食品水果等费用。

报销凭据

财务票据、单位公函、接待审批表、接待清单。由我方邀请到校公务的,可用邀请函替代公函。

政策依据

中央八项规定、《党政机关国内公务接待管理规定》、《河北工程大学国内公务接待管理办法(试行)》(校政字〔201547号)。

注意事项

1、接待住宿应当严格执行差旅、会议管理的有关规定,接待用餐应以当地会议用餐标准执行。

2、接待单位应当如实填写接待清单,接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。

3、禁止在接待费中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用,接待单位不得组织旅游和与公务活动无关的参观,不得组织到营业性娱乐及健身场所活动,不得安排专场文艺演出,不得用任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。

4、必须使用公务卡结算或转账支付。

公务用车
及运维费

定义

反映公务用车租用费、燃料费、维修费、过桥过路费、保险费等支出。

报销凭据

交通票据、租赁协议或说明、发票。

政策依据

中央八项规定、《党政机关厉行节约反对浪费条例》。

注意事项

1、 因工作需要租车时须提供租车合同及用车说明(即提供有关租车事由、地点及相关情况)。

2、市政交通一卡通充值发票、预付费(或充值性)加油卡原则上不予报销。

3、公务车辆维修与保养费用报销,须提供维修保养单位开具的维修保养清单。

4、公务车辆维修、保养、加油等服务属政府采购集中采购目录项目,单项或批量采购在5万元以下的由项目单位组成采购小组自行办理采购;5万以上(含)10万元以下的由学校国资处组织采购,超过10万元(含)均应委托集中采购机构采购。

因公出国(境)费用

定义

是指工作人员公务出国(境)的国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费及其他费用等。

报销凭据

《出国(赴港澳)任务批件》、护照及签证复印件、需要支付国际组织会员费、会议注册费、资料费发票原件、在外住宿、交通等发票(交通是指经批准可以报销的城市间交通工具费)、机票及其发票、相关的会议通知等资料。

政策依据

1、临时出国人员费用开支按《河北省因公临时出国经费管理办法》(冀财外〔201411号)和《河北工程大学因公出国(境)管理办法(试行)》执行。

2、短期出国(境)(60天以上)培训生活费开支标准按国家外专局、财政部《关于调整短期出国境培训生活费开支标准和部分国家培训费币种的通知》(外专发[2002]95号)执行。

3、中长期出国(境)(90天以上)培训人员费用开支标准参照《财政部和教育部关于调整国家公派留学人员奖学金资助标准的通知》(财教[2010]286号)执行;公派出国(境)任教连续半年以上生活待遇参照财政部、教育部关于印发《国家公派出国教师生活待遇管理规定》的通知(财教[2011]194号)执行。

4、《关于国际客票使用<航空运输电子客票行程单>有关问题的通知》(国税发[2012]83号)。

注意事项

1、机票购买须通过公务卡、银行转账方式支付,不得以现金支付。

2、出国签证费用、防疫费用、国际会议注册费用等凭有效原始票据据实报销,外文票据应附中文翻译件、汇率计算依据和银行付款凭据(以支付日当天的汇率为准),中文翻译件和汇率计算依据应由单位负责人审核签字。

3、公务出国采取出国前预借款,回国后按实际出国天数核销,回国后一个月内办结报销手续。

4、国际客票应使用《航空运输电子客票行程单》(简称《行程单》),公共航空运输企业和航空运输销售代理企业销售国际航空客票时,应当按照规定开具《行程单》作为报销凭证,财务部门根据《行程单》等有效票据注明的金额予以报销。如不能提供发票的,应提供登机牌、付款证明(如银行刷卡记录)等。

5、在国外通过代理公司订机票,应要求代理公司出具发票或收据,如无则须要求代理公司出具订票成功确认单,并附登机牌予以报销。

会议费

定义

是指由学校承办的各类会议,包括学术研讨会、座谈会、评审会、学术交流会等。
会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费(用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出)、文件印刷费、音响及投影设备租用费、视频电话会议的电路及网络使用费等与会议有关的费用。

报销凭据

会议经费申请预算及预算批复、会议通知、会议议程、加盖会议召开酒店公章的参会人员签到表(未在酒店召开的会议加盖举办单位公章)、会议服务单位提供的费用原始票据、清单(须加盖服务单位财务专用章)、与会议内容相关的参观考察报告(如会议安排考察时应提供)、会议期间用车协议、会议场地租赁协议,以及公务卡结算单等凭证。

政策依据

《河北省省级机关会议费管理办法》(冀财行〔201392号)和《河北工程大学会议费管理办法》(校政字〔201624号)。

注意事项

1、会议费报销仅限于我校主办的会议,外出参加国内会议的按差旅费报销。

2、会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

3、会议费报销须提供举办宾馆或单位打印的费用明细单。由会议公司(旅行社)开具会议费发票的,须提供会议主办方与会议公司(旅行社)签署的委托承办会议协议及会议开支费用明细。

4、会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上按差旅费管理办法规定回会议代表所在单位报销。举办会议特别邀请专家的城市间交通费可在会议费中列支。

5、严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

6、不得用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。

7、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;不得额外配发洗漱用品。

8、会议费支付应当严格以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

9、会议服务属政府采购集中采购目录项目,单次会议费在5万元以下的由会议承办单位组成采购小组确定会议服务单位;5万以上(含)10万元以下的由学校国资处组织采购服务,超过10万元(含)均应委托集中采购机构采购。

10、会议费开支实行综合定额控制,定额标准350//天。综合定额标准是会议费开支的上限,各单位、部门应在综合定额标准以内据实结算报销,其中会议用餐以自助餐为主,标准不得超过120//天。

培训费

定义

是指学校开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。

报销凭据

培训通知、培训机构出具的原始明细单据等。

组织培训应提供参训人员签到表、讲课费发放表单等。

政策依据

《河北省省级机关培训费管理办法》(冀财行〔201414号)。

注意事项

1、培训费实行综合定额标准,分项核定、总额控制。综合定额标准为400/人天。综合定额标准是培训费开支的上限,各项费用之间可以调剂使用。各单位应在综合定额标准以内结算报销。15天以内的培训按照综合定额标准控制,超过15天、30天的培训,超过天数分别按综合定额标准的80%70%控制。

2、培训费应编制培训计划并履行审批手续,对未履行审批程序的培训以及超范围超标准的开支费用不予报销。

3、讲课费执行以下标准(税后):
(一)副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;
  (二)正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;
  (三)院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。

办公费

定义

是指单位购买按高校财务制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、报刊杂志等支出。办公用品的类别:纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品、办公设备的专用消耗品等。

报销凭据

发票、商品明细单、公务卡POS单、采购或招标合同(单笔或批量采购5万元以上)等

政策依据

《河北工程大学政府采购管理暂行办法》(校政字〔201619号)。

注意事项

1、购买办公用品开具发票时,必须写清明细或附购物明细清单,报销时须有验收人签字,明细清单金额应与发票金额一致,并加盖销售单位用章。

2、报销办公用品须对公转账支付或使用公务卡结算。

3、采购用品或服务涉及质量保证金和其它应有合同或协议约定附加事项的须签订采购合同;在政府采购集中采购目录,单项或批量不足5万元的,采购单位应组成采购小组自行办理采购;超过5万元(含)不足10万元的,须经国资处组织采购;超过10万元(含)的均应委托集中采购机构采购。

4、办公用品属于强制使用公务卡目录范围,按规定不论金额大小,只要具备使用公务卡条件的都应使用公务卡结算,报销时附对应的公务卡POS单,POS单上单位名称与发票单位不一致时,在POS单上加盖发票章。特殊情况未使用公务卡的应填写《河北工程大学未使用公务卡结算审批表》。

印刷费

定义

是指单位的印刷费(排版、复印、印刷)支出。

报销凭据

发票、印刷清单、印刷合同等。

政策依据

《河北工程大学政府采购管理暂行办法》(校政字〔201619号)。

注意事项

1、须提供印刷清单(发票内容填开明细的除外),印刷清单上须注明每笔业务发生的时间、印刷内容、印刷数量、经办人签名等。

2、发票金额超过1000元,须对公转账支付或使用公务卡结算,建议具备使用公务卡条件的千元以下支出也使用公务卡结算。

3、学校不能承担的票据、期刊、文件、公文用纸、资料汇编、信封等印刷业务属政府采购集中采购目录项目,单次或批量印刷不足5万元的,采购单位应组成采购小组自行办理采购;超过5万元的须经学校国资处组织采购;超过10万元的均应委托集中采购机构采购。由我校内部独立核算印刷厂提供印刷服务的可通过内部转账结算。

差旅费

定义

是指我校工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和参加会议的会务费等。到外地参加学历教育性质的学习、进修、培训的,不执行差旅费报销办法;教师外出培训列支的住宿费、车船费、伙食补助费、杂费、租车费不在差旅费中列支。

报销凭据

差旅费事前审批单或经领导批准的会议通知、请假单,机票或车票、派车单、住宿费发票等凭证、公务卡支付单(住宿费、机票支出等按规定需用公务卡结算)。

政策依据

《河北省省级机关差旅费管理办法》(冀财行〔201442号)《河北工程大学差旅费管理办法》(校政字〔201620号)。

注意事项

1、城市间交通费、住宿费在规定标准内凭据报销;未按等级和标准乘坐交通工具和住宿的,超支部分由个人自理。民航发展基金、燃油附加费、订票费、退改签费、交通意外保险凭据报销。出差期间出租车票不予报销。住宿费、机票须通过公务卡或银行转账方式支付,不得以现金方式支付。

2、实际发生住宿而无住宿费发票的,原则上不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。但以下情况可以按规定标准报销城市间交通费、发放伙食补助和市内交通费:
1)受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等有对方负担住宿费有效证明的,与其他单位开展教学科研合作,对方提供住宿有效证明的;
2)开展野外调研、社会调查、学生实习等工作,住在不收取住宿费或不能取得住宿费发票,由师生提供住宿情况证明的;
3)若有合理出差时间内的城市间往返交通工具票据,或提供有效证明材料并经分管校领导签字确认的;
4)参加各类会议由会议方提供住宿,在会议通知中注明或由会议方出具书面证明的。

3、城市间往返交通工具票据不完整,无法清晰记录出差起讫时间的差旅及补助费用原则上不予报销。只有单程车(船、机)票,搭顺风车往或返的,如有出差审批单明确写明了出差起讫时间或有两名以上本校同行职工证明并经分管校领导审批确认的,可以报销单程车(船、机)票及出差期间的住宿费及伙食补助和交通补助;不能提供上述材料的,只能报销单程车(船、机)票及路途日伙食补助。

4、无城市间往返交通票据,有出差审批单(或经批准的请假单、会议、培训通知等),有外地住宿发票的且能明确证明出差天数的,正常报销。不能明确证明出差天数的,只报销住宿费用。

5、出差人员经批准乘坐飞机的,其往返机场乘坐专线客车(机场大巴)的费用凭据报销。

6、火车票丢失的,如果是网上订票,可截图打印网上订单,作为报账依据。

7、为简化审批程序,凡在会议或培训通知或处级干部外出请假单上经规定层级的校、处领导审批的,可不再填报出差审批单,报销时以上述审批文件代替出差审批单。

交通费

定义

反映单位各类交通工具的燃料费、维修费、过桥过路费、保险费、行车补助费以及交通工具租用费、打的费等。

报销凭据

发生以上各类费用的正规发票。

注意事项

1、过路过桥费须与行程内的加油票一起报销并一事一单,大额出租车费(50元以上)需背书说明具体事由。

2、外地出租车费不予报销。

3、科研经费中因科研任务到外地出差使用车辆多发生的汽车租赁费或停车费用、汽油费、过路费等,按差旅费报销,填写外出行程单,实行一事一单。

设备购置费

定义

是指用于购置并按高校财务制度规定纳入固定资产核算范围的办公家具、办公设备、专业设备的支出。专业设备包括教学仪器、标本模型、电教设备、音体美劳设备等具有专门用途的设备。

报销凭据

发票、固定资产入库单、采购合同、验收报告等。

政策依据

《高等学校财务制度》、《河北工程大学政府采购管理暂行办法》(校政字〔201619号)。

注意事项

1、行政办公设备单位价值在1000元(含)以上、教学科研部门专业设备单位价值在1500元(含)以上,家具1000元(含)以上的,使用期限在一年以上,在使用过程中保持原有物质形态的资产;需要办理固定资产登记。

2、设备购置费=设备原价+设备运杂费。设备运杂费主要由运费和装卸费、包装费、设备供销部门手续费、采购与保管费等组成。

3、计算机设备及软件、办公设备、车辆、图书档案设备、电气设备、雷达无线电和卫星导航设备、通信设备、广播电视电影设备、仪器仪表、电子和通信测量设备、计量标准器及量具衡器等属政府采购集中采购目录项目,单项或批量采购在5万元以下的由项目采购单位组成采购小组自行办理采购;5万以上(含)10万元以下的由学校国资处组织采购,超过10万元(含)均应委托集中采购机构采购。

4、教学专用仪器和其他专用设备属政府采购部门集中采购项目目录,单项或批量采购在5万元以下的由项目采购单位组成采购小组自行办理采购;5万以上(含)10万元以下的由学校国资处组织采购,超过10万元(含)应委托集中采购机构采购或委托社会代理机构采购。

5、设备采购一律须对公转账或刷公务卡。

专用材料费

定义

是指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料、实验室用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具和仪器、艺术部门专用材料和用品等。

报销凭据

发票、验收单、采购合同、政府采购审批单。

政策依据

《河北工程大学政府采购管理暂行办法》(校政字〔201619号)。

注意事项

1、使用公务卡或对公转账。单项或批量采购在5万元以下的由项目采购单位自行办理采购;5万以上(含)10万元以下的由学校国资处组织采购,超过10万元(含)的实行政府采购。

2、特殊材料需要在网上购买的可在网上使用公务卡付款,将付款界面截图保存,同发票一起作为报销依据。

3、须提供售出单位的商品明细单(发票内容填开明细的除外)。

图书资料费

定义

包括图书、期刊、报纸、科技报告、技术标准、视听资料、缩微制品,以及在业务处理过程中发生的资料收集、录入、复印、打印、翻拍、翻译等费用。反映一切印刷型(如图书、期刊等)和非印刷型(如光盘、录音带、录像带、数据库等)的文献。

报销凭据

发票、图书入库单、采购合同等。

政策依据

《河北工程大学政府采购管理暂行办法》(校政字〔201619号)。

注意事项

1、图书属政府采购集中采购目录项目,单项或批量采购在5万元以下的由项目单位组成采购小组自行办理采购;5万以上(含)10万元以下的由学校国资处组织采购,超过10万元(含)均应委托集中采购机构采购。所购图书在办理入库手续后,凭入库单和发票报销。

2、教师报销书籍,除发票“商品名称”直接填写所购书籍完整的书名以及列明了数量、单价外,必须提供书籍明细清单(如:电脑小票或其他经售货单位确认的明细清单)作为附件。

3、购置大宗(1000元以上)图书,由学院图书资料员签字验收,加盖学院公章。

4、书籍、课本、词典、百科全书、年鉴、电子图书、期刊、声像、电子档案资料等采购均应使用公务卡或对公转账,网上采购须使用公务卡。

专利申请费和版面费

定义

专利申请费是指申请人针对一项发明创造向政府部门(国家知识产权局)提出专利申请,支付给专利局或专利局代办处专利登记费(包括公告印刷费用)和授权当年的年费、印花税等。版面费是指发表论文、期刊、著作等支付的费用。

报销凭据

国家专利局开具的缴费发票原件;专利事务所开具的手续费发票的原件;专利年费发票、专利登记费发票、专利证书复印件;出版单位版面费发票原件。

注意事项

1、专利费、版面费须对公转账或刷公务卡,特殊情况可通过报销人通过银行或邮局垫付转账到出版单位,凭转账依据和发票一同报销。

2、专利费、版面费发票抬头应为单位全称,个人抬头发票不予报销。

维修(护)费

定义

反映单位日常开支的固定资产(不包括车辆等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用,以及按规定提取的修购基金。包括行政后勤办公用一般设备、教学科研专用设备的维修费、维护费、软件升级;房屋、道路水电修缮、维护如水电材料;网络系统管网的维护等。

报销凭据

维修合同、维修明细清单(注明材料费、人工费等)、经审计的工程结算单(3万元以上工程)、工程验收证明、发票以及审批手续单办理报销手续。

政策依据

《河北工程大学政府采购管理暂行办法》(校政字〔201619号)。

注意事项

13万元以上的维修工程项目的竣工决算必须实行审计制度,统一归口由学校审计部门组织实施(通过自审或委托审计形式获得),获得审计报告后,方可到财务部门结清维修费。

2、单项或批量采购5万元以下的项目由项目采购单位组成采购小组自行办理采购;超过5万元不足10万元的须由学校国资处组织采购;10万元以上的按规定委托集中采购机构或社会代理机构采购。

劳务费

定义

是指我校支付给外单位(含个人)的费用,包括临时聘用人员、稿费、翻译费、评审费、讲座费、搬运费、清洁工费等。

报销凭据

   1、劳务费发放原始凭证上应有领取劳务费人员姓名、工作单位、职称、身份证号、银行账号(邮寄地址)、劳务内容、劳务时间、本人签字等基本信息;
     2
、专家(含外籍专家)来校做学术报告、评审、答辩等支付劳务费时,需提供专家姓名、身份证(护照)复印件、来校任务说明、来校时间;
     3
、专家咨询费支付原始凭证上应有专家姓名、工作单位、职称、身份证号、银行账号(邮寄地址)、咨询内容、咨询时间、领取人签字等基本信息。

政策依据

《河北省省级机关培训费管理办法》(冀财行〔201414号)、关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知(财教〔2011434号)。

注意事项

1、劳务费(咨询费)须经过扣税后填制发放表发放。

2、劳务费(咨询费)发放表按程序审批后到财务处办理,依法缴纳个人所得税,原则上由财务处通过银行转账或邮局邮寄到提供劳务者本人个人;也可由报销人自行垫付通过银行或邮局汇款,凭汇款依据到财务报销。

3、讲课费执行以下标准(税后):
(一)副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;
(二)正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;
(三)院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。

4、以会议形式组织的咨询、评审开支标准一般参照高级专业技术职称人员500-800/人天、其他专业技术人员300-500/人天的标准执行。会期超过两天的,第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400/人天、其他专业技术人员200-300/人天执行。

5、以通讯形式组织的咨询、评审、审稿开支标准一般参照高级专业技术职称人员60-100/人次、其他专业技术人员40-80/人次的标准执行。

6、特殊情况下以现金支付的,须按程序上浮一级审批,即根据业务活动和使用经费属性报业务分管校领导审批。

基建工程进度款

定义

指在项目施工过程中,根据施工合同约定和实际工程进度计算的各项费用总和,应向施工企业支付的工程进度款。

报销凭据

1)建筑业统一发票;(2)施工合同及付款协议;(3)发改委批复文件;(4)监理公司审核的工作量进度;(5)招标公告、评标结果公告;(6)招标文件。

政策依据

教育部关于印发《教育部直属高校基本建设管理办法》的通知(教发〔20121号)、财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《基本建设财务规则》(财政部第81号令)。

注意事项

1、建设项目管理与财务管理分离,工程进度款支付实行“两支笔”会签制度,即分管基建、财务副校长共同审批。

2、进度款金额不超过工程进度量计算费用总和的80%,并且不超过合同或发改委批复总价较低者的80%

基建工程竣工结算

定义

指施工企业按照合同约定完成所承包工程,经验收质量合格,并符合合同要求之后。根据审计报告审定的工程款总额,在扣除已支付进度款及施工企业需承担的相关费用。并留存一定比例的质保金后,支付给施工单位的工程款余额。

报销凭据

1)建筑业统一发票;(2)施工合同及付款协议;(3)发改委批复文件;(4)监理报告;(5)中标通知书;(6)审计报告。

政策依据

教育部关于印发《教育部直属高校基本建设管理办法》的通知(教发〔20121号)、财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《建设工程工程量清单计价规范》(GB505002003)。

注意事项

1、建设项目管理与财务管理分离,执行工程竣工结算支付“两支笔”会签制度,由分管基建和财务的副校长共同审批。

2、付款金额不超过审计报告、施工合同或发改委批复文件中总价较低者的95%,剩余5%在质保期满后支付。

基建工程 其他服务类支出

定义

指构成基本建设实际支出,应当分摊计入交付使用资产成本的各项费用支出,包括基建工程管理费、研究试验、造价咨询、设计测量、监理、环评、震评等费用支出。

报销凭据

1)发票、明细单等原始凭证;(2)中标通知书;(3)中标单位合同(注明付款所依据的相关文件、优惠的百分比、实际付款金额)。

政策依据

财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《建设工程工程量清单计价规范》(GB505002003)等。

注意事项

1、建设项目管理与财务管理分离,工程竣工结算支付实行“两支笔”会签制度,由分管基建和财务的副校长共同审批。

220153月以后的项目在付款时,还应提供政府采购相关手续。

专项维修项目竣工结算

定义

指施工企业按照合同约定完成所承包工程,经验收质量合格,根据审计报告审定的工程款总额,在扣除已支付进度款并留存一定比例的质保金后,支付给施工单位的工程款余额。

报销凭据

1)发票、明细单等原始凭证;(2)中标通知书;(3)审计报告;(4)中标单位合同(注明付款所依据的相关文件、优惠的百分比、实际付款金额)。

注意事项

1、专项维修项目付款按照“河北工程大学财务报销规定”办理。

2、付款金额按合同价款和审计核定金额两者较低者为准,按合同约定比例支付。

专项维修 其他服务类 支出

定义

指构成维修项目实际支出,应当计入专项维修项目成本的各项费用支出,包括结算审计、造价咨询、设计测量等费用支出。

报销凭据

1)发票、明细单等原始凭证;(2)中标通知书;(3)中标单位合同(注明付款所依据的相关文件、优惠的百分比、实际付款金额)。

政策依据

财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《建设工程工程量清单计价规范》(GB505002003)、专项维修资金管理暂行办法等。

注意事项

1、专项维修项目付款按照财务报销规定审批。

220153月以后的项目在付款时,还应提供政府采购合同及政府采购资金支付通知书。

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